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Sala studio / Regolamento

Sede e recapiti dell’Archivio

1) L’Archivio storico diocesano di Modena-Nonantola ha sede presso il palazzo della Curia arcivescovile di Modena, con ingresso in via Sant’Eufemia, 13.

Negli stessi locali è ora ospitato l’Archivio Capitolare della cattedrale. Per la consultazione di entrambi di Modena valgono le norme riportate di seguito.

L’Archivio ha un recapito telefonico (059.2133827), un indirizzo di posta elettronica (Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.) e un sito web: www.archiviodiocesano.mo.it

Accesso all’Archivio

2) L’Archivio è aperto al pubblico nei giorni e negli orari indicati all’ingresso e pubblicati sul sito internet dell’Archivio. Sullo stesso sito verranno segnalati in anticipo i periodi di chiusura ed eventuali variazioni rispetto all’orario regolare. Di norma l’Archivio si uniforma al calendario di apertura e chiusura degli uffici della Curia diocesana.

Per motivazioni particolari, in casi concordati di volta in volta con la direzione, sarà possibile accedere alla consultazione in orari e giorni diversi da quelli di apertura.

Nel caso di utenti con disabilità o altre difficoltà, è prevista la possibilità di consultare i materiali richiesti in locali accessibili con ascensore e privi di barriere architettoniche. Per favorire l’accesso si consiglia di contattare preliminarmente il personale dell’Archivio.

Regolamento della consultazione

3) L’accesso all’Archivio per la consultazione del materiale archivistico è consentito a tutti gli utenti maggiorenni.

All’ingresso, viene richiesta la presentazione di un documento d’identità, la registrazione sul libro delle presenze, la compilazione di una scheda personale e la firma per presa visione e accettazione del regolamento dell’Archivio.

La prenotazione della visita presso gli archivisti, con la specificazione dell’oggetto della propria ricerca, renderà più rapide e facili le attività nella Sala di consultazione.

Per gli studenti di laurea triennale e magistrale, sarà gradita la presentazione da parte del docente di riferimento, con indicazione degli estremi della ricerca o della tesi da svolgere; la presentazione può essere prodotta in formato cartaceo o tramite posta elettronica.

4) La consultazione dei documenti avviene nell’apposita Sala, alla presenza del personale dell’Archivio. A quest’ultimo esclusivamente è consentito l’accesso alle zone di deposito per il prelievo e la ricollocazione del materiale archivistico. E’ consentito consultare solo un’unità archivistica per volta. In caso di particolare afflusso presso la Sala studio, la consultazione del materiale è limitato a 3 unità archivistiche.

5) Prima di accedere ai tavoli della consultazione, è necessario depositare borse, cartelle e giacche negli appositi box. Al tavolo di consultazione è possibile portare solo PC portatili, fogli per appunti e matite. Non è consentito utilizzare nessun altro strumento di scrittura (penne, evidenziatori, ecc.) per tutelare la conservazione dei documenti.

6) Il materiale archivistico va consultato con la massima attenzione ai fini della buona conservazione. Nel caso di unità archivistiche con carte sciolte, si avrà cura di mantenere l’ordine originario in cui esse si presentano. Eventuali anomalie nell’ordinamento interno di un’unità archivistica vanno segnalate al personale dell’Archivio, senza intervenire autonomamente.

7) E’ esclusa di norma dalla consultazione la documentazione che non abbia superato il termine convenzionale di settant’anni dalla sua produzione. Sono altresì esclusi dalla consultazione materiali sensibili che possono implicare eventuali violazioni della normativa sulla privacy. 

8) Non è ammessa, salvo eccezionali e giustificati motivi che devono essere approvati dalla direzione, la consultazione del materiale disponibile in formato digitale, che sarà consultabile nell'apposita postazione informatica presente in sala consultazione.

9) Il materiale documentario non può essere asportato dalla sede dell’Archivio. Le richieste di prestito per mostre vanno inoltrate in forma scritta alla direzione.

Riproduzioni a fini di studio

10) Previa autorizzazione del personale dell'Archivio, è possibile effettuare fotografie del materiale documentario e librario con mezzi propri, senza uso del flash. Esigenze particolari, per la quantità degli scatti, o per le difficoltà della ripresa, vanno segnalate in anticipo al personale dell’Archivio, che valuterà di volta in volta come procedere. E’ richiesta agli utenti una copia delle riproduzioni digitali effettuate, da riversare sul computer dell’Archivio e da lasciare disponibili alla consultazione degli utenti successivi.

E’ possibile fotocopiare solo il materiale  librario, purché prodotto entro gli ultimi 100 anni e in condizioni di conservazione ottimali.

Per le fotocopie e/o le riproduzioni effettuate con mezzi propri o direttamente dall’Archivio è richiesto un rimborso spese nella misura indicata negli appositi avvisi esposti in Sala studio. Il rimborso deve essere versato presso l’Archivio che provvederà a farlo pervenire all’Ufficio cassa della Curia.

Riproduzioni a fini di pubblicazione

11) Per la pubblicazione di riproduzioni di materiale dell’Archivio, su volumi a stampa, manifesti, pannelli, e-book, siti internet, è necessario inoltrare domanda in forma scritta alla direzione, specificando nel modo più dettagliato possibile caratteri e natura della pubblicazione stessa (utilizzare l'apposito form disponibile sul sito). Ai richiedenti verrà inoltre comunicata l'entità del rimborso spese richiesto per procedere con la pubblicazione. 

Pubblicazioni riguardanti il materiale dell’Archivio

12) Gli utenti che realizzeranno volumi, articoli o tesi universitarie, citando documentazione dell’Archivio, sono tenuti a lasciarne una copia alla Biblioteca dell’Archivio stesso. Per quanto riguarda le tesi di laurea, ci si atterrà alle condizioni di consultabilità concesse dall’autore.

Servizi a distanza

13) Per i servizi a distanza attivati dall’Archivio (riproduzioni, ricerche genealogiche, ecc.) e il relativo rimborso spese si rinvia a quanto reperibile sul sito internet e presso la Sala studio dell’archivio. Si consiglia vivamente di contattare preliminarmente la direzione per accertarsi dei costi. In caso di servizi a distanza, il rimborso spese deve essere corrisposto in via anticipata.

Esclusione dai servizi

14) La direzione, con provvedimento motivato, si riserva di non ammettere o sospendere temporaneamente gli utenti dalla consultazione in caso di comportamenti non conformi al presente regolamento. Sono altresì esclusi quanti siano stati interdetti dall’ingresso presso gli Archivi di Stato italiani o presso altri archivi pubblici.

Responsabilità legale

15) L’utente che acceda alla sala di consultazione dell’Archivio solleva l’archivio e la Curia diocesana di Modena da ogni responsabilità legata a furti o smarrimenti dei propri effetti personali. Si invita pertanto l’utenza a esercitare tutte le precauzioni del caso.

Gli utenti risponderanno altresì in sede civile e penale degli eventuali danni arrecati al materiale consultato.

16) L’utente che acceda alla sala di consultazione dell’Archivio accetta il presente regolamento in tutte le sue parti.

Allegato 1: rimborso riproduzioni

 
Fotocopie

A4 0,15 euro a fotocopia
A4 fronte/retro 0,20 euro a fotocopia
A3 0,25 euro a fotocopia
A3 fronte/retro 0,30 euro a fotocopia

Riproduzioni (per fini di studio e senza uso del flash)

Con mezzi propri 0,50 a scatto fotografico.
Con mezzi dell’Archivio 10 euro totali (entro i 20 scatti fotografici)
Con mezzi dell’Archivio 1 euro a scatto fotografico (oltre i 20 scatti fotografici)

Ticket temporali per riproduzioni (per fini di studio e senza uso del flash)

Per favorire la ricerca degli utenti si prevede la possibilità di corrispondere un rimborso forfettario che consenta all'utente di effettuare un numero illimitato di scatti per un determinato periodo di tempo.

1 giorno = 5 euro 
1 settimana (a decorrere dal giorno di primo utilizzo) = 15 euro
1 mese (a decorrere dal giorno di primo utilizzo) = 40 euro 

Richiesta di riproduzioni digitali a distanza (non presenti nell'e-shop dell'Archivio)

Entro i 100 scatti: 0,99 euro a scatto + spese di spedizione (invio su CD/DVD)
Riproduzioni integrali di unità archivistiche, oltre i 100 scatti: 150 euro + spese di spedizione (invio su CD/DVD)

E’ possibile richiedere il servizio di invio tramite web (wetrasfer, dropbox, etc.) o email senza costi aggiuntivi.

Diritti di pubblicazione (per finalità scientifiche)

I diritti di pubblicazione, da sommare a quelli di riproduzione, sono quantificati di norma nella misura di 25 euro a immagine (scatto fotografico), da concordare comunque con la direzione per iscritto.
All’archivio dovrà inoltre pervenire copia della pubblicazione in cui compare l’immagine.

Informazioni per effettuare il pagamento

Per i servizi di riproduzione di cui gli utenti hanno usufruito si richiede di effettuare, a titolo di rimborso spese, un versamento al seguente conto corrente bancario:

Arcidiocesi di Modena-Nonantola
IBAN: IT 58 J 05034 12900 0000 0000 4050
SWIFT CODE: BAPP IT 21402

Causale: richiesta riproduzioni archivio

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